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Interview mit Kim Charlotte Pfeffer und Laura Hüer

Senior Managerin und Senior Beraterin von SEDLÁK & PARTNER

Worauf es bei der Planung und Durchführung virtueller Events ankommt

Mitarbeiterversammlungen, Branchentreffen, Führungskräftekonferenzen, Workshops – das Corona-Virus verhindert weiterhin, dass Veranstaltungen wie diese in gewohnter Form stattfinden. Betrachtet man die derzeitigen Entwicklungen, wird es auch in den kommenden Monaten keine größeren Präsenzveranstaltungen geben. Das bedeutet jedoch nicht, dass zukünftig vollständig auf Veranstaltungen dieser Größenordnung verzichtet werden muss.

Die Erfahrungen der letzten Monate zeigen, dass virtuelle Veranstaltungen große Vorteile bieten können, gerade im überregionalen Kontext – wenn sie gut vorbereitet sind. Ist dies der Fall, sind sie häufig nicht nur klarer, sondern auch kürzer und effizienter. Das heißt: Eine Zusammenarbeit, das gemeinsame Bearbeiten von Themen, der persönliche Austausch mit größeren Gruppen – all das ist weiterhin möglich. Das Corona-Virus darf kein Grund mehr sein, Zukunftsthemen aufzuschieben. Wir sind inzwischen in der „neuen Wirklichkeit“ angekommen. Es ist an der Zeit, die Gestaltung der Zukunft wieder in die Hand zu nehmen.

Gerade in unsicheren, dynamischen Zeiten wie diesen ist der Bedarf an Informationen und Austausch so groß wie nie. Um das vorhandene Wissen, die sogenannte Systemintelligenz, unter den veränderten Rahmenbedingungen zu vernetzen und nutzbar zu machen, ist jedoch ein kluges Vorgehen notwendig. SEDLÁK & PARTNER konnte im Rahmen des Blended Consulting in den vergangenen Jahren bereits umfangreiche Erfahrungen in der Verwendung digitaler Technologien im Beratungsprozess sowie in der Planung und Durchführung virtueller Veranstaltungen sammeln. Lesen Sie im nachfolgenden Interview, wie wir von SEDLÁK & PARTNER im Rahmen unserer Kundenprojekte mit der neuen Situation umgehen.

Frau Pfeffer, Sie haben als Senior Managerin bereits unterschiedlichste Veranstaltungen begleitet. Insbesondere bei der Umstellung auf vollständig digitale Events mussten Sie auch die Situation beim Kunden vor Ort berücksichtigen. Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen virtuellen Events und Präsenzveranstaltungen, auch in der Vorbereitung und Umsetzung?

Kim Charlotte Pfeffer: Bei unseren Kundenprojekten haben wir Veranstaltungen mit über 150 Teilnehmern, beispielsweise Informationsveranstaltungen zum aktuellen Fortschritt der Veränderungsprozesse, bisher immer vor Ort durchgeführt. In Anbetracht der aktuellen Situation steigen wir bei dieser Art von Veranstaltung auf vollständig digitale Formate um, um den Veränderungsprozess inhaltlich wie geplant fortführen zu können. Das erfordert eine völlig andere Planung und Organisation.

Bei digitalen Veranstaltungen ist es noch wichtiger, zunächst die Zielgruppe genau zu betrachten: Wie ist ihr Informationsstand, ihre Haltung und ihr Betroffenheitsgrad im Hinblick auf das Thema der Veranstaltung? Wie sind die Teilnehmer erreichbar, über welche Kompetenzen verfügen sie in der Nutzung digitaler Methoden? Welches Wissen und welche Fähigkeiten sollen durch die Veranstaltung vermittelt werden? Soll auf eine Haltungsänderung hingearbeitet werden? Basierend auf diesen Informationen gilt es, geeignete Formate und Dramaturgien zu entwickeln, mit denen sich solche Veranstaltungen umsetzen und die geplanten Ziele erreichen lassen. Selbstverständlich ist das auch bei analogen Veranstaltungen sehr wichtig. Bei digitalen Veranstaltungen sind diese Informationen jedoch noch einmal deutlich relevanter, denn insbesondere die Kompetenzen im Hinblick auf die Nutzung digitaler Methoden und die praktischen Voraussetzungen wirken sich maßgeblich auf die technische Umsetzung der Dramaturgie aus.

„Erfolgreiche digitale Veranstaltungen zeichnen sich nicht durch die Nutzung der ungewöhnlichsten und beeindruckendsten Tools aus – sondern durch die Auswahl adäquater Formate und Methoden auf Basis der Bedürfnisse und Möglichkeiten der Teilnehmer und orientiert an der jeweiligen Zielsetzung.“

Diese Art der Planung schließt eine andere Vor- und Nacharbeit mit ein, da auch die begleitende Kommunikation in Bezug auf die Organisation mehr Relevanz erhält. Darüber hinaus ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei digitalen Veranstaltungen viel kürzer als es bei analogen Veranstaltungen der Fall ist. Insbesondere wenn Kamera und Mikrofon ausgeschaltet sind, ist es verlockend, nebenbei andere Themen zu bearbeiten oder zum Smartphone zu greifen. An dieser Stelle nimmt die digitale Moderation einen besonders hohen Stellenwert ein. Es geht darum, Veranstaltungen dynamischer, effektiver und vor allem interaktiver zu gestalten, um eine wirkliche Arbeitsfähigkeit der Gruppe zu erreichen bzw. die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

Erfolgreiche digitale Veranstaltungen zeichnen sich nicht durch die Nutzung der ungewöhnlichsten und beeindruckendsten Tools aus – sondern durch die Auswahl adäquater Formate und Methoden auf Basis der Bedürfnisse und Möglichkeiten der Teilnehmer und orientiert an der jeweiligen Zielsetzung. Es ist wichtig, die Hürden für die Teilnahme möglichst gering zu halten und die Veranstaltung so zu gestalten, dass die gewünschten Ziele möglichst effektiv und effizient erreicht werden können.

Frau Hüer, Sie haben als Senior Beraterin für Strategie- und Personalentwicklung in den letzten Monaten ein ganz anderes Veranstaltungsformat im Kundenunternehmen entwickelt und begleitet. Wie haben Sie Ihre ersten rein digitalen Veranstaltungen erlebt und wie ist das Format entstanden?

Laura Hüer: Wir haben ganz ähnliche Erfahrungen gesammelt. Unsere Veranstaltungen sind allerdings vor einem anderen Hintergrund und mit einem anderen Ziel entstanden: Im Zuge der Corona-Pandemie war ein überregionaler, organisationsübergreifender Austausch in einem unserer Kundensysteme im Rahmen der Einschränkungen nicht mehr möglich. Gleichzeitig entstand ein akuter Bedarf an einem Erfahrungsaustausch zu den aktuellen Entwicklungen und ergriffenen Maßnahmen. Dadurch wurde ein Format notwendig, welches auch über digitale Kanäle einen produktiven Dialog ermöglicht.

Die Lösung waren digitale Think Tanks, also Plattformen, die zu einem offenen Diskurs einladen und die aktive Vernetzung unterstützen. Diese Veranstaltungsreihe ist spontan aus der Situation heraus entstanden und wurde kurzfristig umgesetzt. Eine große Herausforderung hierbei war es, ohne das Zwischenmenschliche in den Dialog zu gehen. Die informelle, lockere Kommunikation, wie der gemeinsame Kaffee vor oder nach dem Meeting, fehlt bei digitalen Veranstaltungen. Miteinander zu diskutieren und sich dabei nur über die Webcam zu sehen ist schon etwas anderes als sich persönlich gegenüber zu sitzen. Inzwischen haben wir uns an Videokonferenzen gewöhnt, aber damals war das alles für unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch relativ neu. Hier war die Moderation gefragt, eine vertrauensvolle Atmosphäre für einen produktiven Austausch zu schaffen.

Wie sind Sie mit diesen Herausforderungen umgegangen und worin sehen Sie die größten Chancen?

Laura Hüer: Wir haben uns bewusst dazu entschieden, die Größe der Gruppen jeweils klein zu halten, damit eine persönliche Gesprächsatmosphäre entstehen kann. Darüber hinaus haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereits während der Veranstaltung ihre Kontaktdaten ausgetauscht, um den Dialog anschließend weiterzuführen – das Knüpfen neuer Netzwerke ist also auch ohne persönliche Treffen möglich, wenn der Rahmen stimmt. Praktisch war hierbei auch, dass relevante Expertinnen und Experten kurzfristig von überall aus kostengünstig an den Veranstaltungen teilnehmen konnten. Ganz allgemein ermöglicht diese Auflösung der physischen Grenzen von Veranstaltungen es ja auch, Themen über Wochen oder Monate hinweg mit virtuellen Sequenzen zu begleiten – auch später, wenn Präsenzveranstaltungen irgendwann wieder möglich werden.

Kim Charlotte Pfeffer: Wir haben bei vielen Veranstaltungen davon profitiert, dass die Formate als solche bereits bekannt waren.  Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich die Gruppen sehr gut auf die digitale Umsetzung eingelassen haben – insbesondere in der aktuellen Situation. Darüber hinaus konnten wir die Veranstaltungen viel interaktiver gestalten, die technischen Möglichkeiten sind bei digitalen Events enorm. Mit der Einbindung von Live-Abstimmungen können wir alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktiv einbeziehen, ob nun 100 oder 800 Beteiligte. Auch Wortmeldungen lassen sich viel leichter aufgreifen als es in Präsenzveranstaltungen der Fall ist – der Chat ist einfacher im Auge zu behalten als mit dem Mikrofon quer durch den Veranstaltungsraum zu laufen. Ein weiterer Vorteil von Online-Veranstaltungen ist, dass sie mit geringem Aufwand aufgezeichnet und digital zur Verfügung gestellt werden können. So können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst entscheiden, wann sie sich die Inhalte anschauen.

Sie sprechen von enormen technischen Möglichkeiten. Konnten Sie dabei auf bereits bestehendes Know-how zurückgreifen?

Kim Charlotte Pfeffer: Wir arbeiten bereits seit Jahren mit modernen Applikationen und Online-Kommunikationsmitteln und wissen, wie sich Prozesse gut über Online-Kommunikationskanäle umsetzen lassen. In den Veranstaltungen geht es darum, zielgerichtet geeignete Methoden einzusetzen, seien es Live-Abstimmungen, der Einsatz von interaktiven Tools oder Programmen.

Laura Hüer: Wir verwenden einen flexiblen und ausgewogenen Methoden-Mix in unseren Kundenprojekten. Das nennen wir Blended Consulting. Das bedeutet, dass wir uns bei der Wahl der Methode stets an den situationsspezifischen Bedürfnissen unseres Kunden ausrichten, um möglichst ressourcenschonend und effektiv das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Manchmal sind Präsenzveranstaltungen, manchmal digitale Lösungen das passende Format – in anderen Situationen sind es hybride Veranstaltungen. In hybriden Veranstaltungen sind einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer persönlich vor Ort und ein anderer Teil schaltet sich mobil dazu. In der aktuellen Situation sind jedoch digitale Veranstaltungen zumeist das Mittel der Wahl.

„Jeder konnte sich von überall aus in die Veranstaltung einwählen – standortunabhängig aus dem Büro, aus dem Home-Office oder von unterwegs.“

Welchen Mehrwert konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus den virtuellen Veranstaltungen ziehen?

Laura Hüer: Bei uns war es ganz klar die spontane und kurzfristige Umsetzung der Think Tanks, die dazu geführt hat, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich in der angespannten Krisenzeit aktiv vernetzen und so Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen zusammentragen konnten. Die digitalen Mitschriften mit den gemeinsam erarbeiteten Erkenntnissen haben wir später allen Beteiligten zur Verfügung gestellt, sodass alle von den Diskussionen profitieren konnten.

Kim Charlotte Pfeffer: Im Nachgang an die Veranstaltungen haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oft nochmals betont, wie unkompliziert die Teilnahme an solchen Set-Ups ist. Jeder konnte sich von überall aus in die Veranstaltung einwählen – standortunabhängig aus dem Büro, aus dem Home-Office oder von unterwegs.

Welche Trends lassen sich im Bereich virtuelle Events erkennen?

Kim Charlotte Pfeffer: Wir können uns sehr gut vorstellen, dass zukünftig hybride Veranstaltungen immer mehr an Bedeutung gewinnen, nicht nur bei international tätigen Unternehmen. Durch den gezielten Einsatz von digitalen Anwendungen und Tools können Veranstaltungen – virtuell oder auch vor Ort – noch wirkungsvoller durchgeführt werden.

Laura Hüer: Genau, so ein Mix aus einer persönlichen Live-Veranstaltung mit virtuellen Komponenten hat auch viele Vorteile. Mit hybriden Veranstaltungen sind wir nicht mehr an physische oder geografische Grenzen gebunden. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen zu gestalten. Aber wir wissen auch, dass es Herausforderungen gibt, die nur schwer über die Distanz oder Online-Kanäle bearbeitbar sind. Hier arbeiten wir stetig an innovativen Lösungen.

Vielen Dank für dieses Interview!
Kim Charlotte Pfeffer

Kim Charlotte Pfeffer

Kim Charlotte Pfeffer ist Senior Managerin und verantwortet das Projekt-Office/Projekt­management in unseren Kunden­projekten. Zu ihren Beratungs- und Themen­schwerpunkten zählen die Steuerung von Kommunikations­routinen, die Termin- und Ressourcen­planung sowie die Organisation von (Groß-)Veranstaltungen. Darüber hinaus begleitet sie Strategie- und Organisations­­entwicklungs­­prozesse, wirkt in Beratungs­­systemen mit und koordiniert die Steuerungs­­teams.

Laura Hüer

Laura Hüer

Laura Hüer ist Senior Beraterin für Personal- und Organisations­entwicklung und arbeitet an der Konzeption und Implemen­tierung neuer Organisations- und Führungs­strukturen (sowie der damit verbundenen Kommunikations-, Führungs- und Steuerungsroutinen). Zu ihren Beratungs- und Themenschwer­punkten zählen die Planung und Durchführung von Strategie­entwicklungs- und Strategiereview-Prozessen sowie die Begleitung von Strategie­implementierung-Prozessen.

Blended Consulting

Blended Consulting bezeichnet die effiziente Gestaltung von Beratungsprozessen durch den gezielten Einsatz von geeigneten Methoden und Medien. Dabei geht es nicht nur um das Verwenden digitaler Technologien, sondern darum, mit einem effizienten Methoden-Mix zum gewünschten Ergebnis zu gelangen – ob digital oder ganz ohne technische Hilfsmittel.

Kleine Link-Sammlung mit hilfreichen Tools zur Umsetzung virtueller Events

Neben den bekannten Video-Conference-Tools wie Zoom, MS Teams oder GoToMeeting und GoToWebinar oder den interaktiven Elementen der Google Suite haben wir die folgenden Tools für eine virtuelle Zusammenarbeit und die Durchführung von virtuellen Events als hilfreich kennengelernt:

  • Mural – digitales und interaktives Whiteboard für den kreativen Austausch
  • Miro – Tool für die digitale Zusammenarbeit mit verschiedenen digitalen Elementen für die Ideensammlung oder zur Ergebnissicherung
  • Mentimeter & Poll-Everywhere – Software für Live-Abstimmungen und Live-Auswertungen, um Stimmungsbilder zu teilen und besprechbar zu machen
  • Yotribe – ermöglicht u.a. einen informellen Austausch auch in virtuellen Events
  • Nextboards – Tool für die standort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit in Projekten, das sich gut eignet, um Materialien im Vorfeld oder zur Nachbereitung von virtuellen Events bereitzustellen

Praxisbeispiele aus unseren Kundensystemen

In unseren Kundensystemen entstehen situationsbedingt immer wieder neue Anforderungen an Veranstaltungen, auf die wir unsere Konzepte und Formate passgenau zuschneiden. Nachfolgend finden Sie Projektbeschreibungen von zwei virtuellen Events aus den vergangenen Monaten, die einen Eindruck von unserer Vorgehensweise und der zielgerichteten Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung virtueller Events vermitteln.

Zielsetzung

  • Kurzfristige Bereitstellung einer Plattform, die einen gezielten und moderierten Dialog zu teilnehmerrelevanten Themen im Kontext der Corona-Pandemie ermöglicht  
  • Vernetzung von Perspektiven, Beobachtungen, Expertisen und Erfahrungen, um mit anspruchsvollen, aktuellen Marktveränderungen umzugehen und die unternehmerische Leistungsfähigkeit abzusichern 
  • Konkretisierung der Engpässe und Chancen im Markt im Kontext der Corona-Pandemie, um gemeinsam Lösungsideen zu erarbeiten, die auf Erfahrungsaustausch basieren und den veränderten Rahmenbedingungen entsprechen
  • Stärkung der Kommunikation innerhalb der Verbundgruppe 

Ausgangssituation

  • Akuter Bedarf an einem Austausch zu Erfahrungen mit der Umsetzung und Wirkung von Sofortmaßnahmen und anderen relevanten Themen im Kontext der Corona-Pandemie und der aktuellen Marktveränderungen 
  • Eingeschränkte Austauschmöglichkeiten aufgrund der Maßnahmen zum Infektionsschutz 

Vorgehensweise

  • Ausarbeitung eines moderierten, interaktiven Formats zum virtuellen, ca. zweistündigen Austausch zwischen maximal zehn Personen 
  • Ernennung von Themenverantwortlichen, die die entsprechenden Veranstaltungen inhaltlich vorbereiteten und begleiteten, und Moderatoren 
  • Terminkoordination und Briefing der Themenverantwortlichen und Moderatoren 
  • Begleitende Kommunikation im Unternehmen sowie an die Verbundgruppe 
  • Begleitung der Think Tanks und Dokumentation der Diskussionsergebnisse 
  • Bereitstellung der Diskussionsergebnisse an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer 

Ergebnisse

  • Durchführung von 11 Think Tanks in den Zeiträumen vom 12.05. – 20.05.2020 und vom 09.06. – 17.06.2020 
  • Teilnahme von insgesamt 37 Mitgliedsunternehmen im ersten Zeitraum und 43 Mitgliedsunternehmen im zweiten Zeitraum
  • Intensivierung der Kommunikation in der Verbundgruppe und Initiation neuer verbundgruppeninterner Netzwerke 

Zielsetzung

  • Die Führungsmannschaft über den Fortschritt zu den Arbeitssträngen/laufenden Projekten innerhalb des Veränderungsprozesses informieren 
  • Die Führungsmannschaft zu aktuellen Herausforderungen und Problemstellungen informieren und über anstehende Entscheidungen in Kenntnis setzen 
  • Das Committment zum Programm fördern bzw. aufrechterhalten 
  • Die Kommunikation der Führungskräfte in Richtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen 

Ausgangssituation

  • Durchführung von Veranstaltungen dieser Art bis dahin grundsätzlich als Präsenzveranstaltungen vor Ort  
  • Notwendigkeit der Übertragung des bekannten Formats auf digitale Kanäle, um die Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen des Infektionsschutzes einzuhalten und den Mitarbeitern/Führungskräften Zugang zu den relevanten Informationen zu garantieren 

Vorgehensweise

  • Analyse der zu informierenden Zielgruppe hinsichtlich ihres Informationsstandsihrer Haltung und Betroffenheit 
  • Festlegung der Ziele der Veranstaltung 
  • Sicherstellen, dass die Nutzung bzw. Anwendung der (digitalen) Tools bekannt ist 
  • Ausarbeitung einer Dramaturgie für die digitale Umsetzung des ursprünglichen Präsenzformates 
  • Ausarbeitung und Durchführung der technischen Umsetzung 
  • Fristgerechte Bereitstellung der Unterlagen (Ablauf und Inhalte) vor dem Termin, sodass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Möglichkeit haben sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen und Rückfragen einzureichen​ 
  • Vorstellung der Inhalte durch die Themenverantwortlichen, Klärung möglicher Rückfragen im Rahmen der Veranstaltung (z.B. via Poll Everywhere) 
  • Aufzeichnung und nachträgliche Bereitstellung des Videos über ausgewählte Online-Kanäle, wie z.B. das Intranet 
  • Aufnahme eines Stimmungsbildzum Fortschritt im Programm am Ende der Veranstaltung z.B. über Poll Everywhere oder Forms-Befragung​ 

Ergebnisse 

  • Information der Führungsmannschaft über den Fortschritt zu den Arbeitssträngen/laufenden Projekten innerhalb des Veränderungsprozesses, inkl. Der Beantwortung von offenen Fragen 
  • Bereitstellung der Aufzeichnung im Nachgang an die Veranstaltung über das Intranet 
  • Ergebnisse der Befragung, welche Themen weiter zu vertiefen sind 

Weiterführende Informationen

Unsere Berater für Sie

Unsere Experten für die Planung, Durchführung und kommunikative Begleitung von professionellen Events für Unternehmen mit internen und externen Stakeholdern beraten Sie gern.

Kim Charlotte Pfeffer

Kim Charlotte Pfeffer

Dr. Natalie Brandenburg

Dr. Natalie Brandenburg

Laura Hüer

Laura Hüer

Boris Wesemann

Boris Wesemann