Durchbruchstrategien vs. klassisches Projektmanagement

Durchbruchstrategien: Ihr wirtschaftlicher Nutzen

In komplexen, arbeitsteiligen Organisationen ist es den beteiligten Akteuren oftmals nicht bewusst, was sie durch ihr Tun bei anderen Akteuren und im Gesamtsystem auslösen. So kann keine gemeinsam empfundene Notwendigkeit (d.h. welche Not gilt es gemeinschaftlich zu wenden) zur Veränderung entstehen. In der Folge setzen sich problembehaftete Routinen fort und verstärken sich im schlimmsten Fall sogar immer weiter. Dies kann sich in Anbetracht der heutigen Dynamik im Umfeld und den gestellten Anforderungen zu einer bedrohlichen Situation für das Unternehmen oder die entsprechende Organisationseinheit entwickeln.

Die Intervention der Durchbruchstrategie stellt unseres Erachtens eine solche Bearbeitungsform dar. Die Erfahrung zeigt, bringt man die richtigen Leute zusammen, gibt man diesen Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum, sorgt man gezielt für Irritation und ist man in der Lage die unterschiedlichen Sichtweisen und Erfahrungen kommunikativ professionell zusammenzuführen, dann entstehen in diesen Kommunikationsgefäßen gemeinsam getragene Lösungen zur Weiterentwicklung, die von den beteiligten Schlüsselspielern aktiv umgesetzt und mitgetragen werden.

Der Fokus auf die konsequente Umsetzung erkannter Veränderungsbedarfe in einem kompakten Zeitrahmen gepaart mit der stetigen Auswertung gesammelter Erkenntnisse, sind eine geeignete Möglichkeit, um zu greifbaren Veränderungen in Unternehmen zu kommen. In diesem Sinne stellen Durchbruchstrategien eine wirksame Intervention dar, um die Selbstbezüglichkeit von Organisationen zu durchbrechen und grundlegende Routineveränderungen zu implementieren.

Wie gestaltet sich der Durchbruch?

Hat die Organisation die entscheidenden Entwicklungsbedarfe erkannt und vergemeinschaftet, stellt sich die Frage, wie diese Potenziale „gehoben“ werden und die damit verbundenen Veränderungen wirksam und nachhaltig umgesetzt werden können.

In Organisationen kommt an diesem Punkt häufig das klassische Projektmanagement ins Spiel: Es wird zunächst ausgiebig analysiert, diskutiert, abgewogen und geplant, bis man sich letztendlich auf die Vorgehensweise und ein weitgestecktes Ziel geeinigt hat. Dann erfolgt in der Regel eine umfassende Maßnahmenplanung, die Einteilung in verschiedene Projektphasen und das Aufsetzen einer Projektstruktur. Erst danach beginnt man mit der Umsetzung. Häufig entstehen dann im Verlaufe der Umsetzung neue Prioritäten, die die Energie umlenken und dadurch die konsequente Abarbeitung des Maßnahmenplans gefährden.

Hinter der sorgfältigen Planung steckt in Organisationen häufig das Paradigma: dass zunächst genau geklärt sein muss, wo man ganz am Ende stehen will (meist in 2-3 Jahren), bevor mit der Umsetzung begonnen werden kann.

Diese Herangehensweise hat jedoch zwei wesentliche Nachteile, welche sich in der häufig unzureichenden Umsetzung widerspiegeln:

  • Die Rahmenbedingungen verändern sich heute schneller als je zuvor – die Zukunft ist und bleibt ungewiss – was heute als richtig und sinnvoll erscheint, kann morgen als nicht mehr zielführend eingestuft werden
  • Die Organisation entwickelt keine Fähigkeit zur Umsetzung und Reflexion – es werden keine Erfahrungen mit der Umsetzung gemacht – die Organisation lernt nicht, Maßnahmen auszuwerten und zu reflektieren

Der Gegenentwurf zum klassischen Projektmanagement sind sogenannte Durchbruchstrategien (oder auch Kaizen-Events). Sie entstanden aus der Analyse erfolgreich bewältigter Unternehmenskrisen. Schwere Krisen werden dann erfolgreich bewältigt, wenn sofort gemeinschaftlich getragen, die Maßnahmen ergriffen werden, die notwendig sind und zum gewünschten Ergebnis führen.

Einige Faktoren bewirken, dass Krisen zu einer dramatisch erhöhten Leistungsfähigkeit der Organisation führen – von Schaffer als Energiefaktoren bezeichnet:

  • Gefühl der Dringlichkeit
  • Eine Herausforderung
  • Erfolg ist nah und klar
  • Menschen arbeiten zusammen – ein neuer „Esprit“
  • Stolz auf Leistung / das Erreichte
  • Angst vor einem Fehlschlag / Scheitern
  • Aufregend, neuartig, wie ein Spiel
  • Menschen experimentieren und handeln unbürokratisch

Durchbruchstrategien durchbrechen sozusagen die herrschende Logik der Organisation. Manche Veränderungsvorhaben sind in den vorhandenen Mustern, in denen die Organisation arbeitet, nur schwer möglich. Die Bedenken, dass etwas Neues nicht auf Anhieb funktioniert oder die Angst vor Veränderungen behindern oft die Umsetzung von Maßnahmen, auch wenn diese „beschlossen“ sind. Im Durchbruchs-Event wird für eine kurze Zeit die Beweglichkeit gegeben, neue Lösungen in Abwesenheit der sonst herrschenden Hürden zu entwickeln und unmittelbar umzusetzen. Danach ist die „neue Realität“ bereits geschaffen, sie ist nicht mehr umzusetzen, sondern nur noch zu verteidigen.

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